1. Penser le processus dans sa globalité
Avant toute chose, il faut prendre conscience que la signature électronique ne sert pas seulement la contractualisation entre l’entreprise et son client. Celle-ci est aussi intégrée dans les processus internes de l’entreprise, par exemple, pour le contrat de travail entre les ressources humaines et les collaborateurs, les accords pour le service des achats, etc. Elle est également utilisée dans le cadre des relations avec les fournisseurs. À noter, que selon le type d’informations qui circulent, son niveau de sécurisation est plus ou moins élevé.
Les activités de l’entreprise regroupent en réalité un certain nombre de microprocessus qui nécessitent la signature électronique. Il convient alors d’avoir une approche globale, en considérant tous les aspects où celle-ci peut intervenir, afin de faciliter à la fois l’expérience client mais aussi l’engagement du collaborateur.
2. Analyser les besoins de l’entreprise
Pour entamer une démarche globale, il faut commencer par cartographier les process et les processus qui y sont associés. Une mise à plat s’impose : chaque étape, workflow et action qui se déclenchent autour de la signature électronique doivent être recensés. Cela induit également d’identifier les personnes qui interviennent à chaque jalon. Pour ce faire, impliquer un représentant des différentes parties prenantes de ces processus peut s’avérer utile.
3. Identifier les risques de rupture de la chaîne digitale côté client
En parallèle de la cartographie des processus au sein desquels la signature électronique intervient, l’expérience client mérite une attention particulière. Des questions se posent tout au long du parcours client, qui représente, en tant que tel, une phase de rupture potentielle dans la chaîne digitale : à quel moment le client risque-t-il de quitter le parcours ? Ce dernier est-il adapté à tous les usagers – prend-il en compte les personnes en situation de handicap ou celles qui sont touchées par la fracture numérique ? Celui-ci doit être le plus fluide possible et intégrer une dimension de « selfcare » évidente.
4. Sécuriser les actions des collaborateurs
Le risque de rupture est aussi présent en interne : une fois le document signé, encore faut-il le stocker, y ajouter des documents complémentaires, le rendre accessible aux personnes concernées, etc. La mise en place de la signature électronique ne signifie pas que la transformation numérique est achevée, il faut prévoir tout ce qui entoure cet aspect et effectuer un travail d’accompagnement en interne. Les collaborateurs doivent donc être formés aux bonnes pratiques en termes de sécurité des documents – transmission, validité juridique, archivage… La mise à disposition d’une solution intégrée de signature électronique est l’une des réponses que les entreprises peuvent apporter pour assurer une chaîne numérique intégralement conforme et, dans le même temps, assurer la sérénité des collaborateurs.
5. S’appuyer sur un prestataire de confiance
La signature électronique n’étant que l’une des étapes – néanmoins majeure – de la transformation numérique, celle-ci recoupe d’autres aspects. Pour ne rien oublier et puisque la démarche doit être repensée dans son ensemble dès le départ, s’appuyer sur un prestataire de confiance numérique est opportun. Certigna est le tiers de confiance de la Digital Factory de Tessi et propose, à cette fin, quatre types de solutions pour couvrir tout le scope de la confiance numérique : la vérification d’identité à distance (conforme aux exigence PVID), l’identité numérique (conforme au règlement eIDAS), la signature électronique ainsi que tous les autres services de confiance (certificats RGS/qualifié eIDAS, SSL, horodatage qualifié…). Un partenaire de choix pour implémenter de manière progressive toutes les briques de la chaîne digitale !