1. Sous-estimer le changement
Le passage à la facture électronique relève, certes, d’une obligation légale, mais il s’inscrit plus largement dans une dynamique de conduite du changement. En effet, si l’objectif final se veut positif, cela implique une transformation importante interne à l’entreprise et une erreur serait de penser qu’il ne s’agit que d’une connexion technique à une plateforme. Il convient alors de mettre toutes les chances de son côté pour la réussite de ce projet en fondant des bases solides. Passer à l’e-invoicing doit être un effort transverse engagé en mode projet. A commencer par désigner une équipe qui poursuivra l’objectif final et pourra gérer les aléas à toutes les étapes de la transformation !
2. Ne pas impliquer toutes les parties concernées dans le projet
Au sein de l’entreprise, ce ne sont pas uniquement les services utilisateurs des fonctionnalités de facturation qui sont concernées. Dans le cadre de cette conduite du changement, il s’agit d’impliquer toutes les parties prenantes en vue de leur adhésion grâce à une communication réfléchie. En interne, cela regroupe toutes les fonctions transverses ayant vocation à être touchées, de près ou de loin, par cette transition : achats, IT, service financier, comptabilité, etc. Promouvoir le projet en interne permet aux collaborateurs de se sentir impliqués et participe à surmonter leur peur du changement. Le travail des équipes projets est facilité car le projet jouit d’une plus grande légitimité.
En externe, les clients et fournisseurs en relation avec l’entreprise pourront aussi être concernés, de même que les tiers, tels que les prestataires ou partenaires. Il est recommandé d’anticiper une communication à destination des parties prenantes en amont du déploiement, afin d’identifier d’éventuels points bloquants, puisque cela vient aussi modifier les habitudes de facturation. Plus tôt toutes les parties sont informées, plus il sera facile de réagir et de s’adapter.
3. Négliger l’état des lieux et les besoins de l’entreprise
Toujours en phase avec l’idée que la réussite de votre projet bénéficiera de la meilleure des préparations, il est essentiel de mettre à plat tout l’existant au travers d’un état des lieux exhaustif. La volumétrie, les moyens humains et techniques sollicités, les formats et modalités d’échange, les flux internes et externes de factures et processus comptables… L’objectif est d’obtenir une vue complète des éléments concernés par le projet dans l’entreprise et des atouts déjà en place pour pouvoir définir efficacement ses besoins. Les prémisses d’un tel projet doivent permettre de cibler et de prioriser les chantiers, mais également de pouvoir choisir les bons moyens à mettre en œuvre ensuite. La finalité de cet exercice est la rédaction d’un cahier des charges détaillés.
4. Ne pas se faire aider et risquer de choisir le mauvais partenaire
Une erreur à ne pas commettre est celle de ne pas recourir à l’accompagnement nécessaire pour atteindre les objectifs. Votre entreprise a-t-elle réellement l’expertise et les moyens de réaliser les chantiers inhérents au projet ? Qu’il s’agisse de s’appuyer sur une expertise interne ou externe, celle-ci permet de déléguer la dimension technique et de déployer le projet dans les meilleures conditions possibles et de s’entourer de conseil pour choisir le bon partenaire pour sa solution de dématérialisation. D’ailleurs avant de faire votre choix, n’hésitez pas à tester les solutions, à demander des éclaircissements ou des garanties sur le fonctionnement d’une plateforme par exemple.
5. Considérer que le mode de connexion au dispositif de e-invoicing est un choix définitif
Plusieurs options de connexion au dispositif de e-invoicing sont envisageables et plus ou moins adaptées selon l’entreprise. Pour des besoins minimalistes et standard, le Portail public de facturation – ou PPF – fera très bien l’affaire. Dans le cas où une personnalisation est attendue et que l’entreprise s’intéresse à des services à valeur ajoutée – mise à jour des référentiels, référencement, due diligence KYS, rapprochements spécifiques, portails de paiement, – la Plateforme de dématérialisation partenaire – ou PDP – est davantage adaptée. Aussi, bon à savoir, il est possible de recourir à l’une ou l’autre de ces solutions et d’en changer ultérieurement. Le dispositif mis en place dans l’entreprise peut également être mixte, considérant qu’une partie de l’activité de l’entreprise sera plus adaptée à l’usage du PPF, et qu’une autre partie aura davantage besoin de la PDP. Rien n’est figé, le tout est de s’assurer de la conformité des process de facturation !
Vous l’aurez compris, le passage à la facturation électronique n’est pas une mince affaire. Et chaque étape a son importance afin de garantir une pérennité de la solution dans le temps. Investir cette transformation en mode projet et choisir le bon partenaire sont des éléments clés !