Depuis la directive européenne de 2010 établissant l’égalité de traitement des factures papier et électroniques, le cadre règlementaire n’a cessé de s’intensifier. la France prévoit ainsi 26 obligations fiscales qui se verront complétées de 8 mentions additionnelles à mentionner sur les factures et s’attache à s’assurer de la cohérence des taxes collectées. Plus largement, la dématérialisation favorise trois garanties de traitement : authenticité, intégrité et lisibilité.
« Le plus haut niveau de traitement d’une facture implique de s’assurer de la conformité de sa traçabilité, de sa signature via un cachet serveur de niveau RGS deux étoiles, et d’un archivage à valeur probatoire de dix ans, indique Romain Heulard, Responsable Dématérialisation Factures et Paiements chez Tessi. C’est exactement le positionnement de notre offre DIGITAL INVOICE by Tessi, qui vise à apporter une solution complète aux deux catégories de besoins de nos clients : émettre des factures de façon dématérialisée et/ou recevoir les factures fournisseurs en multicanal. »
De la facture au paiement, un parcours totalement dématérialisé
La facturation électronique s’adapte à différents formats : l’EDI (échange de données informatisé), l’envoi d’un PDF signé électroniquement, l’émission d’un email avec un lien de téléchargement. « Une nouvelle norme franco-allemande, factur-X, permet d’envoyer un PDF signé électroniquement qui inclut un XML, un format de données structurées et normalisées qui allie simplicité d’utilisation et industrialisation du processus », complète Romain Heulard.Pour les clients de la solution, l’un des atouts est d’être outillé pour émettre et recevoir les factures en mode multicanal. Ils peuvent ainsi réceptionner les factures de leurs fournisseurs sur la plateforme, qui va automatiser le processus « Procure to Pay » (du circuit de validation du bon de commande à la mise en paiement). Ces entreprises peuvent également utiliser DIGITAL INVOICE by Tessi pour émettre leurs propres factures clients et suivre l’ensemble du processus « Order to Cash », y compris l’encaissement de leur règlement.
Les dernières technologies sont ainsi mobilisées pour traiter toutes les factures fournisseurs, quel que soit leur format. Les factures papier vont suivre une chaine de numérisation pour extraire les données – moteurs de RAD / LAD (reconnaissance et lecture automatique de document), vidéocodage… les fournisseurs peuvent aussi saisir directement la facture sur leur portail dédié et ainsi la générer automatiquement. Autre option, le chargement de la facture en format PDF qui sera alors traitée par la plateforme de Tessi. Sur son propre portail, le client peut consulter les factures fournisseurs, les récupérer, voire procéder au règlement avec tout type de moyen de paiement digital.
Un haut niveau de sécurité des données et de cloisonnement des flux
Pour Romain Heulard, « l’objectif est d’offrir à nos clients l’externalisation de l’ensemble du processus de facturation et de paiement. » La plateforme de Tessi permet de s’assurer que le traitement des factures se déroule sans accroc. « Si une anomalie est constatée, la solution va rejeter la facture et prévenir le fournisseur pour qu’il traite l’incident. Notre rôle est d’assurer la conformité de la facture, par des contrôles applicatifs automatisés. »
La sécurité des données est centralisée au niveau de la Direction Sécurité des SI de Tessi, qui garantit la confidentialité de l’infrastructure et des processus, ainsi qu’un cloisonnement applicatif total. Autre avantage de la solution : sa mise en place rapide et aisée, sous réserve que le processus de traitement des factures par le client soit maîtrisé. Tessi va alors s’appuyer sur l’expert technique de l’entreprise au niveau des flux et des données, et sur un expert métier pour s’assurer de répondre aux besoins des utilisateurs.
Un véritable enjeu en termes de délais d’encaissement et de recouvrement
Actuellement, DIGITAL INVOICE by Tessi s’adresse en particulier aux grandes entreprises, en personnalisant la chaîne de traitement pour chaque client. Le secteur privé mais aussi les établissements publics (grâce au raccordement EDI de Tessi au portail de dépôt de facture Chorus Pro) sont concernés. Prochainement, une nouvelle offre va voir le jour : elle sera orientée pour toutes les entreprises, y compris les TPE/PME, dans le but de faciliter l’émission de facture et réduire les délais d’encaissement.
Grâce à ses différentes fonctionnalités, DIGITAL INVOICE by Tessi offre donc aux utilisateurs « des gains de temps et d’argent », grâce au passage à la facture électronique qui sera généralisé et obligatoire en France à horizon 2026. Au-delà de ces bénéfices immédiats, la dématérialisation des factures s’impose comme un véritable enjeu pour les entreprises et il devient crucial d’accélérer les processus d’encaissement.
« 98 % entreprises sont impactées par des retards de paiement ou l’absence de recouvrement. En tant que prestataire de services de confiance, nous devons proposer des solutions qui répondent à ce besoin. »