adjoint au directeur UCN
Illustrant une tendance de fond qui touche l’ensemble des secteurs d’activité, Enedis – distributeur historique dédié à l’acheminement de l’énergie électrique – est engagé dans une profonde transformation digitale de ses activités et processus. Logiquement, son Unité Comptable Nationale (UCN) s’investit dans une démarche d’amélioration continue de la dématérialisation des factures fournisseurs. Comme le rappelle Patrice Régnier, adjoint au directeur UCN et pilote du processus fournisseurs, « une solution était déjà en place mais s’appuyait sur une technologie devenue obsolète. Il nous fallait un outil moderne pour améliorer la qualité et les délais de traitement, mettre en place l’archivage électronique des factures numériques ou sous format papier numérisées, faciliter la communication avec les fournisseurs et obtenir des gains de productivité. »
Une exigence fiscale, mais pas seulement
A cette problématique propre à Enedis, s’ajoute un contexte favorable, notamment des évolutions au niveau de la fiscalité visant à renforcer les contrôles et leur traçabilité avec la piste d’audit fiable. « Auparavant, la facture papier constituait une preuve vis-à-vis de l’administration fiscale. Aujourd’hui elle est loin d’être suffisante ! Nous devons donc nous doter de possibilités de contrôle et de traçabilité à chaque étape du processus ». Par ailleurs, la loi de modernisation de l’économie prévoit l’obligation d’accepter les factures électroniques. « Une nouvelle solution de traitement des factures était également une attente de nos fournisseurs, qu’il s’agisse de factures aux formats PDF ou EDI – échange de données informatisé », complète Patrice Régnier.
Enedis a donc choisi de s’associer à Tessi pour bénéficier d’une solution globale, avec un opérateur unique capable de gérer une volumétrie importante. Pour les factures papier, le projet concerne des prestations de numérisation, de vidéocodage et de contrôles, ainsi qu’une mise en forme électronique et un archivage à valeur probatoire dans un coffre-fort numérique. Et pour les factures électroniques, il s’agit de mettre en place un système d’information capable de les gérer de A à Z.
Plusieurs atouts pour le service comptable
Comme le résume Patrice Régnier, la principale ambition de la démarche vise à « proposer aux fournisseurs un éventail de solutions pour transmettre leurs factures, dont un portail avec un accès sécurisé permettant le dépôt de factures ou de documents isolés, la consultation de leur statut, la possibilité de contacter la comptabilité et d’obtenir des indications pour la facturation ». Différents canaux de réception des factures ont donc été définis : courrier postal, portail internet, plateforme EDI. Du fait de son manque de sécurité et d’harmonisation des contenus, l’envoi par email a en revanche été exclu au départ du projet. « Cependant de nouvelles technologies nous ont été proposées par Tessi afin d’utiliser le canal email de façon sécurisée pour un traitement entièrement automatique de factures numériques. Cette nouvelle option sera opérationnelle dans quelques semaines », affirme Patrice Régnier.
Par ailleurs la solution définie par Enedis et Tessi prévoit que les contrôles règlementaires soient effectués, tracés et archivés. Autre atout pour le service comptable : un tableau de bord pour piloter le traitement et le suivi des factures, autorisant davantage de réactivité. Ainsi, quand une facture non conforme est rejetée par le système informatique (SI), le comptable le visualise facilement et peut retourner la facture au fournisseur. Comme l’explique Patrice Régnier, « la notion de pilotage, très importante pour notre service, s’appuie sur des outils de vision consolidée et d’alerte ».
Contrôle de qualité et de traçabilité : objectif atteint !
Depuis sa mise en place, DIGITAL INVOICE by Tessi a permis des gains de productivité grâce à la gestion d’une partie des activités déléguée à Tessi. Elle a également entraîné une réduction des charges en Equivalent Temps Plein (ETP) mobilisé jusqu’alors sur des tâches manuelles (saisie, vérification, etc.), ainsi qu’une baisse des coûts d’archivage. « En parallèle, nous avons créé des postes dédiés au suivi de la prestation et du contrat, ainsi que renforcé la relation avec nos fournisseurs, ajoute le pilote du processus fournisseurs. « Les objectifs de contrôle de qualité et de traçabilité – élément clé du projet – ont eux aussi été atteints. »
Du côté des fournisseurs, la solution a permis des gains de temps dans les délais de dépôt et de suivi de facture, avec un début de traitement quasi immédiat dans le SI comptable. Ces gains de temps permettent ainsi au service comptable de mieux anticiper et résoudre les éventuels litiges.
L’entreprise a bien sûr été impactée par la crise du covid-19 : « Pendant le confinement, de nombreux fournisseurs ne pouvaient plus envoyer leurs factures. A cela se sont ajoutés les retards de remise du courrier par la Poste. Forcément, nos délais de traitement ont été rallongés. » Pour remédier à cette situation, Enedis a communiqué massivement auprès de ses fournisseurs pour échanger au travers du portail DIGITAL INVOICE by Tessi afin de déposer leurs factures numériquement. Le portail étant disponible 24h/24, 7j/7, il supprimait les délais d’acheminement.
« Ce dispositif a permis de traiter et payer les factures dans un délai très rapide, afin de soutenir les fournisseurs notamment TPE et PME », confirme Patrice Régnier. Dans ce contexte particulier, Tessi a mis en place un plan de continuité d’activité et a assuré un suivi quotidien du traitement des factures. « Depuis le confinement jusqu’à aujourd’hui, Tessi a assuré le traitement des factures et a garanti la production », conclut Patrice Régnier.