Société d’habitations à loyer modéré fondée en 1925, Méduane Habitat prend en charge plus de 6 100 logements implantés à Laval et dans sa communauté d’agglomération, ainsi que dix foyers et trois maisons de retraite. Accordant une grande importance à la préservation et à l’entretien du patrimoine immobilier, le bailleur compte 160 salariés et a notamment pour particularité d’internaliser, via sa régie interne, les interventions techniques et de maintenance.
Entre la gestion locative, le contentieux locataires, les constructions et réhabilitations, ou les ressources humaines, l’activité de Méduane Habitat implique l’usage d’une grande quantité de supports et de données. Raison pour laquelle l’entreprise a fait le choix d’adopter une gestion électronique des documents (GED), qui a la particularité d’être interfacée avec son ERP (Progiciel de gestion métier). Mais après plusieurs années, la solution était devenue incompatible avec ce logiciel. La GED n’était plus en mesure de répondre aux contraintes d’évolution de l’ERP. D’où la nécessité de changer de solution, avec un impératif : conserver la place centrale de l’ERP. « Disposer d’un accès direct sur la GED afin de pouvoir visualiser et archiver les données de l’ERP, sans avoir à sortir de l’outil, constituait notre principale contrainte, explique Tjep Jansen, Responsable des systèmes d’information chez Méduane Habitat. Tessi étant un partenaire historique du fournisseur de l’ERP, nous nous sommes naturellement tournés vers cette solution. La GED mise en place a permis de rendre les échanges ERP quasi natifs, contrairement à la précédente solution ».
Un précieux gain en fluidité au quotidien
Les chargé(e)s de clientèle, les chargé(e)s d’attribution des logements, comme les chargé(e)s de contentieux ont ainsi accès aux données. Pour un net gain en fluidité : il suffit de se connecter sur le dossier d’un locataire ou d’un logement pour disposer des informations et documents le concernant. L’information est ainsi beaucoup plus transparente pour les équipes, sans avoir à passer par une multitude d’outils. Avant l’intégration, les informations devaient être archivées dans un second temps. Aujourd’hui, un document généré, à partir du moment où il est modélisé, est directement stocké dans la GED. À la clé : un gain de temps précieux et une limitation des risques d’erreur. Le périmètre couvert par la solution est appelé à croître dans les mois à venir. Pour l’heure, sont concernés l’ensemble des documents (numérique ou papier) liés à la gestion locative : courriers, baux, attestations d’assurance, etc.
Une intégration répondant à des besoins spécifiques
L’arborescence étant fournie par l’ERP métier, il ne s’agissait pas d’un déploiement « classique » pour Tessi. C’est pourquoi, il a fallu adapter la méthodologie et réussir à créer une relation tripartite efficace. La solution a été intégrée début 2021, avec le déploiement par Tessi d’une équipe dédiée, composée d’un chef de projet, d’un technicien/ingénieur et d’une spécialiste RGPD. « J’ai beaucoup apprécié la présence de ce dernier, alors même que nous n’avions pas pensé à ce profil en amont, précise Tjep Jansen. Sa présence a constitué un vrai plus dans la mise en place de la solution ».
Cette première phase achevée, le chef de projet et le chargé de comptes sont restés les interlocuteurs privilégiés de Méduane Habitat. « Quand aujourd’hui, je rencontre une problématique, je peux m’adresser à l’un ou à l’autre. C’est intéressant de disposer d’un interlocuteur privilégié qui connaît notre installation et qui va nous aider à déployer les évolutions à venir ».
Nouvelles étapes du processus de digitalisation
Courant 2022, l’étape suivante consistera à intégrer à la solution les documents liés au patrimoine (diagnostics des logements notamment). D’ici la fin de l’année, la mise en GED des factures sera à son tour déployée. L’ERP donnera ainsi directement accès à un dossier complet, tant sur la gestion locative, le patrimoine que sur les factures fournisseurs.
Mais Tjep Jansen voit plus loin : « Les outils collaboratifs ont bousculé les habitudes. J’ai la conviction, qu’à la manière des acteurs de l’assurance ou de la banque, nous devons demain mettre en place des applications locataires. Nous avons vu émerger des applications clients qui doivent nous permettre de changer nos modes de communication avec nos locataires ».
Ces solutions sont amenées à remplacer demain les extranets, en particulier pour la mise à disposition du locataire des moyens de paiement et de documents tels que les diagnostics de performance énergétique (DPE) ou les quittances de loyers. La mise en place d’une application locataire donnera ainsi la possibilité de communiquer et de partager des informations aux locataires. Et ce, grâce à l’établissement d’un lien étroit et sécurisé avec la GED de l’entreprise.