#1 Étudier avec soin la circulation de son information
Améliorer et simplifier ses processus de contrôle documentaire passe d’abord par l’étude approfondie de la circulation de l’information au sein de son entité et de ses interactions avec ses clients. Pour cela, il est nécessaire d’utiliser des outils permettant de cartographier ses parcours clients ainsi que le cycle de vie de l’information. L’objectif ? Obtenir une vue exhaustive de son processus documentaire, du front office au back office. L’analyse de l’existant suppose, par ailleurs, de disposer d’une documentation complète et d’être prêt à mobiliser les ressources indispensables à cette phase de cadrage, notamment par le biais d’entretiens avec les intervenants clés. Ce n’est en effet qu’à l’issue de cette étude que vous pourrez vous pencher sur les solutions techniques.
#2 Se faire accompagner dans la gestion de ses contraintes et prérequis
Avant et au cours du déploiement de la solution, certaines actions et prérequis mis en évidence lors de la phase de cadrage incombent à l’entreprise : rédaction de la documentation, recette fonctionnelle, formalisation de tutoriels, formation des utilisateurs, etc. Il ne faut alors pas hésiter à faire appel aux équipes conseil de son prestataire technique et à leur déléguer ces sujets afin de pouvoir se concentrer sur des aspects plus stratégiques. Ces consultants pourront également intervenir sur le volet MOA de votre organisation en prenant, par exemple, en charge la gestion et la coordination de vos collaborateurs, la rédaction de livrables et la communication avec les équipes de production et d’intégration.
#3 Mobiliser l’ensemble des contributeurs et sponsors du projet
De façon générale, les collaborateurs des organisations sont accaparés par de nombreux projets, qu’ils doivent souvent gérer en même temps. Sponsors, décideurs et contributeurs au projet doivent donc être mobilisés et informés de façon efficace et fluide. Les informations clés doivent ainsi être portées à la connaissance des sponsors, tout au long du projet, afin qu’ils soient en mesure de prendre des décisions pertinentes et d’affecter ou de prioriser les ressources. Les contributeurs, quant à eux, doivent être invités à prendre part à l’ensemble des comités de coordination des chantiers, même s’ils n’interviennent que plus tard dans le projet. Il est toutefois conseillé de n’impliquer les services juridique et conformité qu’une fois le processus opérationnel du contrôle documentaire établi : procéder ainsi permet d’obtenir une vision plus juste des contraintes réglementaires, de leurs impacts et de pouvoir les ajuster.
#4 Faire évoluer la solution de contrôle documentaire au fil de son déploiement
Il est préférable de découper le projet en plusieurs lots qui seront déployés au fur et à mesure, à commencer par ceux qui pourront être validés rapidement. Procéder autrement, c’est-à-dire en implémentant d’emblée la solution dans son ensemble, pourrait en effet complexifier la résolution d’éventuels problèmes. En résumé, cette méthodologie permet de tester la performance de chaque nouvelle brique plutôt que de prendre le risque, in fine, d’avoir à remettre en question un système dans son entier. Autre avantage de cette implémentation progressive avec un proof of concept (POC) : vous maîtrisez la solution au fil de son déploiement, ce qui vous évite les déconvenues de fin de projet liées au cycle en V (effet tunnel).
#5 S’attendre à une automatisation progressive
Mettre en production la solution ne signifie pas constater immédiatement les effets de l’automatisation du contrôle documentaire. Pourquoi ? Car les technologies associées sont fondées sur l’expérimentation et nécessitent paramétrages, adaptations et élévation progressive des niveaux de qualité pour parvenir à l’automatisation. Au démarrage, l’application est passée en manuel afin de recenser l’ensemble des cas de figure susceptibles d’être rencontrés : formats et types de documents, documents pris en photo, avec ou sans flash, etc. En bref, c’est l’utilisation qui fait la performance : les niveaux de confiance augmentent au fil du temps, aboutissant à une automatisation totale. Il est par conséquent crucial d’accepter que, même avec un jeu de données de base très complet, le réel ne saurait être remplacé.