Face aux nouvelles réglementations liées à la facturation électronique, quels sont les principaux défis que les entreprises vont devoir relever ?

La Loi de Finances 2020 et l’ordonnance du 15 septembre 2021 instaurent des obligations d’e-invoicing et d’e-reporting. Pour les entreprises, cela implique notamment d’être en mesure de gérer leurs factures dans un format dit « structuré », conforme à la norme européenne « EN16931 » et de garantir leur archivage à valeur probatoire.

Très concrètement, cela signifie qu’elles vont devoir mettre en place un projet de transformation pour se conformer à cette réglementation, et adapter leurs process. Il leur faudra notamment faire des choix en termes d’outil de facturation ou de mode de connexion permettant de transmettre à l’administration directement toutes les données de TVA et de transaction. Loin d’être un simple changement de logiciel, cette dernière étape implique des décisions stratégiques comme le fait d’opter pour le raccordement au Portail Public de Facturation (PPF) ou d’avoir recours à une plateforme de dématérialisation partenaires (PDP) immatriculée par l’administration.

Il ne faut pas sous-estimer la complexité de cette transformation : elle mêle les processus internes, le réglementaire et l’humain. C’est un défi transverse !

Outre la mise en conformité, quels sont les bénéfices pour les entreprises à engager cette transformation ?

Mise à part l’investissement à placer dans cette transformation, engager son entreprise dans un tel projet ne présente que des bénéfices. Tout d’abord, de manière très simple, l’automatisation des processus de contrôles, la digitalisation des workflows métiers et de validation entraîne mécaniquement un gain de productivité et une réduction des coûts de traitement des factures. Par ailleurs, les délais d’envoi et de réceptions des factures sont réduits, et donc les règlements sont plus rapides.

En matière de paiement, la facturation électronique ouvre de nouvelles possibilités – paiement par carte bancaire, par initiation de virement… – et permet plus de souplesse en matière de gestion de trésorerie – paiements anticipés, refinancement, prévisions, escompte dynamique.

Enfin, la digitalisation facilite l’automatisation des rapprochements et des échanges de données avec des logiciels tiers – ERP, logiciel de procurement, de supply chain…. Le pilotage de l’activité de l’entreprise devient plus simple, avec une traçabilité de toute la chaine de données numérisées.

Comment peuvent-elles tirer parti de cette transformation ?

Il faut percevoir cette transformation comme une occasion de repenser sa digitalisation de manière globale, c’est-à-dire « au-delà de la facturation électronique », pour investir dans des initiatives visant l’obtention de processus plus efficients.

Cette évaluation doit se faire d’un point de vue applicatif – place de l’IA, automatisation des processus, gestion électronique des documents (GED), data management, relation client – mais aussi humain – expérience utilisateurs, mapping des expertises, réorganisations, formation, développement de nouvelles compétences.

Cette contrainte règlementaire est donc l’opportunité d’une remise à plat de son existant et d’une remise en question pour amorcer une optimisation à grande échelle en vue de nombreux gains.

Comment l’offre DIGITAL INVOICE by Tessi vient-elle répondre à ces enjeux ?

A l’origine opérateur de dématérialisation, Tessi est en ordre de marche pour devenir Plateforme de Dématérialisation Partenaire à l’horizon 204, date de début des audits.

DIGITAL INVOICE by Tessi permet de gérer l’émission des factures, mais aussi leur réception, archivage, conversion dans les formats conformes appropriés ainsi que l’extraction et la transmission des flux de données structurés à l’administration.

En plus d’apporter une couverture fonctionnelle couvrant les besoins des entreprises en digitalisation des processus Procure to Pay et Order to Cash, nous mettons aussi à disposition de nos clients des équipes d’experts pour faciliter l’intégration technique et fonctionnelle de la solution et l’adapter selon leurs spécificités SI et métiers. Les services de Tessi allant plus loin que la simple dématérialisation de la facture, nous les accompagnons aussi dans l’enrôlement, le référencement et le KYS de leurs fournisseurs ainsi que dans la qualification de leurs référentiels, et côté factures clients, dans le lettrage de leurs opérations et le recouvrement à l’amiable de leurs impayés…

Vous recherchez un partenaire pour votre passage à l’e-invoicing ?