Dématérialisation des documents, pilier de la transformation numérique
Sept mois pour déménager ! Voilà le délai imposé pour transformer la gestion des 6 000 plis postaux adressés chaque mois au siège de la banque et réduire de plus de moitié les 150 mètres linéaires d’archives papier de l’ancien siège social.
« Nous avons non seulement dématérialisé la quasi-totalité des courriers entrants, mais aussi transformé nos pratiques de travail. Cela a fait l’effet d’un ‘tigre dans le moteur’ de notre transformation numérique et accéléré l’évolution de nos pratiques », se réjouit Jean-Luc Chabanne, directeur des systèmes d’information de la Caisse d’Épargne Rhône-Alpes.
Début 2016, la banque confie donc à Tessi tout le traitement du courrier dématérialisé, du tri des documents à leur archivage numérique. Cette mutation a entrainé une réflexion de fond sur la nature des courriers : lesquels sont urgents ? A valeur probatoire ? Doivent-ils être indexés de façon partielle ou intégrale ? Partagés en interne et en externe ? Quelles exceptions justifient de conserver des originaux papiers ?
Du courrier à l’archivage : une GED intégrée par Tessi
Chaque matin, Tessi collecte les plis destinés au siège de la Caisse d’Épargne Rhône-Alpes. Dans le centre de traitement dédié, les équipes ouvrent et préparent ces courriers, jusqu’à enlever les éventuelles agrafes ! Elles procèdent ensuite au tri par degré d’urgence (traitement garanti en moins de deux heures ou dans la journée) ou par services (gestion, juridique, contentieux recouvrement…).
Tessi classe ensuite les lots par catégorie, procède à leur numérisation et en assure la diffusion numérique via des boîtes aux lettres collectives. L’indexation est soit générique, soit spécialisée par métier. En amont, cela implique d’examiner la pertinence du degré d’indexation, sans quoi, « les systèmes de Gestion Electronique de Documents (GED) seraient remplis de données inutiles » affirme Jean-Luc Chabanne.
Enfin, Tessi procède à l’archivage numérique selon les normes AFNOR NFZ42-013 et ISO 14641, qui garantissent que les documents dématérialisés sont fiables et recevables auprès de juridictions en cas de litige. « La numérisation des courriers n’a eu aucun impact sur nos clients. La fiabilité, la conformité et la traçabilité du système mis en place avec Tessi nous permettent de retrouver rapidement, le cas échéant, les archives papier en lien avec leur copie numérique fiable ».
Une transition réussie vers le « zéro papier »
Profitant du déménagement du siège social, la direction de la caisse régionale a impulsé une politique volontariste de « zéro papier ». « La mutation numérique active un cercle vertueux, dans nos échanges entrants et sortants, réduisant massivement l’usage du papier », souligne le DSI de la Caisse d’Epargne Rhône-Alpes. Les chiffres l’attestent : dès 2016, la banque avait gagné 60 % de mètres linéaires comparé à l’ancien site et réduit des deux tiers ses coûts d’impression – soit 70 000 euros d’économies par an. En 2017, la réduction des coûts avait atteint 75 %.
L’accompagnement vers ce nouveau traitement numérique des courriers a été mené conjointement par la Caisse d’Epargne et Tessi, auprès des services traitant le plus de documents – jusqu’à des dizaines de pièces pour un seul dossier, dont quatre à cinq travaillés en simultané.
Un travail plus ergonomique et plus fiable
« Nous avons installé deux – voire trois – écrans par personne, afin de favoriser la consultation en parallèle des sources numériques. Le travail est plus ergonomique et plus fiable comparé aux sources papier. Autre avantage : le flux de courriers numérisés garantit les délais d’acheminement, notamment pour des services cruciaux tel que le recouvrement », poursuit le DSI.
Ainsi, le service du contentieux est passé entièrement au zéro papier, avec une gestion électronique sur mesure des documents. Le service juridique a également basculé vers le numérique pour le traitement des contrats.
Pour résumer la réussite du projet, Jean-Luc Chabanne évoque bien entendu l’ambition et la rigueur, mais aussi l’accompagnement des services les plus concernés par cette mutation : il faut pouvoir démontrer comment la dématérialisation des courriers est une composante indispensable des nouvelles méthodes de travail bancaire.