Chaque jour, les quelques 600 livreurs de Place du Marché assurent la livraison à domicile de produits alimentaires – épicerie, boucherie, fromagerie, primeur, surgelés – pour des clients, répartis dans les 35 000 communes du territoire. Pour assurer un traitement efficace, rapide et sécurisé des modalités de paiement, l’entreprise se doit d’innover. « La dématérialisation des chèques, initiée il y a plus de dix ans, permet de générer un fichier TLMC (télétransmission de lignes magnétiques chèques) à destination de nos partenaires bancaires, indique Mickaël Gonin, chargé de relation métier Livraison-SI. Cette démarche a démontré son efficacité, mais devait évoluer sur la partie hardware. » L’obsolescence des scanners, qui subissaient une accélération des pannes alors qu’ils n’étaient plus produits, a donc incité Place du Marché à adopter une nouvelle solution.
Un processus de traitement des chèques avec davantage de contrôles
Si la problématique initiale est essentiellement matérielle, la solution d’encaissement Wecheck proposée par Tessi présente un autre atout : son environnement SaaS. « Avant chaque scanner était relié à un poste, sur lequel il fallait installer le logiciel. Toute opération de maintenance ou de changement de poste nécessitait sa réinstallation. Le mode SaaS est donc une évolution appréciable. » Aujourd’hui, l’application Wecheck est utilisée par Place du Marché et sa filiale Eismann Surgelés pour une volumétrie mensuelle d’environ 13 000 chèques, répartis sur près de 140 points de livraison – 112 sites Place du Marché et 26 sites Eismann Surgelés.
Le traitement de ces règlements suit un processus simple et éprouvé. En fin de tournée, les livreurs opèrent une première vérification sur les encaissements : avant de clôturer le lot, ils doivent vérifier que le scanner a bien enregistré le nombre exact de chèques. « Le logiciel de Wecheck permet ensuite d’opérer différents contrôles d’intégrité comme le lieu, la date, le bénéficiaire… précise Mickaël Gonin. Wecheck indique alors le montant global du lot et vérifie la cohérence des informations indiquées par l’outil de gestion des tournées. » Une fois ces opérations réalisées, le fichier correspondant au lot est généré avant d’être transmis aux serveurs informatiques de Place du Marché et d’intégrer les flux bancaires par FTP.
Un déploiement de la solution adapté aux spécificités de Place du Marché
Aujourd’hui trois établissements bancaires sont impliqués, chacun d’eux bénéficiant de bordereaux dédiés pour différencier les envois. Là aussi la dimension SaaS du logiciel apporte une plus-value, en permettant à la direction financière de Place du Marché de se connecter à l’environnement informatique des agences locales, et de créer si besoin de nouveaux comptes bancaires.
Déployée à partir de décembre 2020, la solution a été facilement prise en main après les sessions de formation destinées aux principaux usagers, et dispensées par les équipes d’Orone, filiale de Tessi en charge de Wecheck. « Du fait du contexte sanitaire, mais aussi de la répartition de nos activités sur 140 sites, avec pour chacun d’eux un responsable dédié, l’ensemble du déploiement a été réalisé à distance, ajoute Mickaël Gonin. L’accompagnement a porté sur l’ensemble des étapes, dès la création des paramétrages initiaux pour chacune de nos agences. » Par ailleurs les spécificités propres à Place du Marché, en matière de procédures de contrôle notamment, ont été intégrées au parcours de formation.
Les atouts du mode SaaS pour le service comptable
Quelques mois après la mise en place de Wechek, le retour d’expérience est positif. « La solution nous a permis de répondre à notre besoin principal, à savoir un matériel moderne et performant, permettant de traiter plus rapidement les chèques. Mais finalement, c’est la dimension SaaS qui représente l’atout le plus différenciant. » Pour le chargé de relation métier Livraison-SI, la principale plus-value concerne l’accès aux différents environnements informatiques des agences de livraison – avec l’ancien fonctionnement, en local, le service comptabilité devait se connecter à l’environnement de l’agence concernée, par exemple pour obtenir des précisions sur un lot de chèques. « Aujourd’hui 100 % des informations sont directement accessibles pour l’ensemble des agences », soit un bénéfice très concret pour les services centraux.