Étape 1 : analyser et cartographier les flux documentaires
La mise en place d’un workflow documentaire efficace débute toujours par une analyse des besoins métiers. C’est une étape clé pour comprendre les spécificités de chaque service et pour concevoir un workflow, plus ou moins complexe, adapté aux utilisateurs finaux.
- Identification des besoins métiers : Quels documents sont utilisés ? Par qui ? Et pour quelles finalités ? Identifier qui utilise quels documents et dans quel contexte permet de cibler les besoins fonctionnels et de simplifier les opérations, en minimisant les actions répétitives.
- Analyse du cycle de vie des documents : Chaque document suit un cycle de vie précis, de sa création jusqu’à son archivage, en passant par des étapes de validation et de modification. Comprendre ce parcours est essentiel pour structurer le workflow autour des phases critiques et optimiser chaque étape du processus documentaire.
- Segmentation par type de document : Classer les documents (factures, contrats, courriers…) permet de créer des workflows adaptés aux spécificités de chaque type.
Pour ajuster au mieux ces processus, Tessi organise des ateliers collaboratifs avec les équipes clients. Ces sessions permettent de cartographier les flux de travail existants et de poser les bases d’un workflow sur mesure, conçu pour s’intégrer de manière fluide dans le quotidien des équipes.
Ces ateliers offrent également une opportunité précieuse pour réfléchir à l’automatisation et à l’industrialisation des processus métiers. En optimisant les tâches répétitives et en rationalisant les flux, l’enjeu est d’apporter une réelle valeur ajoutée aux équipes métier, en leur permettant de se concentrer sur des activités à plus forte valeur stratégique.
Étape 2 : Poser les fondations techniques
L’infrastructure technique constitue la colonne vertébrale de tout workflow documentaire performant. Elle doit être suffisamment robuste pour gérer les flux et flexible pour évoluer selon les besoins futurs de l’entreprise.
- Choix de l’architecture technique : Il est crucial de choisir un support d’hébergement adapté (serveurs physiques, cloud, ou solutions hybrides), de dimensionner le stockage en fonction des volumes de documents attendus, et de sécuriser les flux de données grâce à des dispositifs comme les pare-feux et le chiffrement. Cette architecture doit inclure des niveaux d’accès et d’authentification sécurisés, avec des protocoles conformes à l’eIDAS pour assurer la fiabilité de l’accès aux documents.
- Interconnexion avec les systèmes existants : Pour garantir un flux d’information en temps réel, le workflow doit se connecter avec les ERP, CRM et autres systèmes via des API. Cette intégration renforce la réactivité des équipes en facilitant l’accès aux données.
- Élaboration des schémas d’architecture : Pour assurer une infrastructure cohérente, Tessi élabore des schémas d’architecture incluant le nombre de serveurs, les pare-feux, et les lignes sécurisées. Ces plans intègrent les flux de données et définissent les points d’interaction avec les autres systèmes.
- Anticipation et capacité d’adaptation : Conçu pour évoluer, le workflow documentaire doit pouvoir gérer une augmentation de documents, de nouveaux utilisateurs ou de nouvelles fonctionnalités, tout en maintenant un haut niveau de sécurité et de conformité.
Tessi adopte une approche de « privacy by design » : les protocoles de sécurité et de conformité (ISO 27001, RGPD) sont intégrés dès la conception technique, posant ainsi les bases d’un workflow sécurisé et évolutif.
Étape 3 : conserver et archiver avec valeur probatoire
Un workflow documentaire performant doit inclure un dispositif d’archivage sécurisé, assurant que les documents puissent être consultés en toute conformité durant leur durée de conservation légale.
- Traçabilité et journalisation : Toutes les actions effectuées sur les documents doivent être enregistrées dans des journaux sécurisés pour garantir la transparence et faciliter les démarches en cas d’audit ou de contrôle.
- Intégrité des documents : L’intégrité de chaque fichier est assurée par des dispositifs comme la signature électronique, l’horodatage et l’empreinte numérique, conférant ainsi une valeur probatoire essentielle à chaque document.
- Normes d’archivage numérique : Pour garantir la validité juridique des archives, le respect de la norme NF Z42-013 (archivage numérique sécurisé) et de la marque NF 461 délivrée par l’Afnor (archivage à valeur probatoire) est essentiel.
Sécurité et conformité : le fil rouge du workflow
La sécurité et la conformité ne sont pas des étapes distinctes, mais des principes intégrés à chaque phase du développement et de l’exploitation du workflow documentaire. Ces aspects interviennent en filigrane, tout au long du processus, assurant une protection continue des données et le respect des réglementations en vigueur.
- Hébergement certifié ISO 27001 et ISO 27701 : Ces certifications garantissent la sécurité des systèmes d’information et la gouvernance RGPD. Elles incluent la protection des données personnelles et la mise en œuvre de mesures de sécurité comme le chiffrement et la gestion des incidents.
- Conformité réglementaire : En appliquant les considérations de conformité dès la conception, l’infrastructure technique permet de traiter les données de manière sécurisée, en incluant par exemple les droits d’accès et le droit à l’oubli.
- Hébergement spécifique : Pour les entreprises traitant des données sensibles, le niveau HDS (Hébergement de Données de Santé) garantit une protection renforcée, répondant aux exigences de sécurité les plus strictes.
La mise en place d’un workflow documentaire performant repose sur une planification rigoureuse et une infrastructure alignée avec les besoins de l’entreprise. Pour réussir cette transformation, Sqalia Global XP propose un accompagnement spécifique pour détailler les différentes étapes et former les collaborateurs. Objectif : déployer un système au service de la performance de votre entreprise et de vos employés.