1. Assurer la conformité des processus avec un SAE
RGPD, eIDAS, facturation électronique… Les exigences règlementaires sont nombreuses en matière de traitement des documents et données pour les entreprises. Si s’équiper en outils digitaux pour s’engager dans la transformation digitale apparaissait comme une première étape indispensable, la sécurisation des documents et informations est désormais l’un des principaux enjeux à considérer. Et cela implique désormais de sécuriser les processus eux-mêmes. Afin d’assurer conformité et traçabilité des informations et processus, le déploiement d’un système d’archivage électronique (SAE) de manière transverse est tout indiqué pour piloter tout le cycle de traitement. Le même niveau de sécurité pourra ainsi être appliqué à l’ensemble des documents et données de l’entreprise selon les règles préétablies.
2. S’appuyer sur un référentiel documentaire centralisé
Une autre problématique actuelle, que tend à résoudre l’approche « plateforme », est l’organisation en silo des outils digitaux au sein de l’entreprise. Entrepris par service ou par opportunités, l’équipement numérique est souvent mis en place progressivement, au détriment de la circulation des informations. Afin d’éviter une information diluée dans différents outils, il est préférable de recourir à un référentiel unique centralisant les documents et les données. Exit les doublons, pour laisser place à une gestion facilitée de l’information.
3. Miser sur l’automatisation des processus
Si tout est centralisé, encore faut-il que l’automatisation des processus soit orchestrée. L’objectif ? Gagner en agilité. Pour y parvenir, il est indispensable d’effectuer un travail de construction et de modernisation en profondeur sur les process de l’entreprise. Il s’agira alors de basculer petit à petit vers des processus digitaux, en misant sur le case management, par exemple pour assurer les contrôles de pièces ou réaliser l’indexation des documents à la place de l’humain. Les collaborateurs pourront ainsi se détacher des tâches à faible valeur ajoutée qui seront directement gérées par la solution choisie.
4. Maîtriser tout le pilotage transverse
De l’orchestration, en découle la mesure et le suivi de l’activité. L’entreprise doit se poser les questions suivantes : quelle est l’efficacité de mon équipe aujourd’hui ? Quel est le temps de traitement moyen d’un dossier ? Pourquoi tel processus me prend plus de temps ? Une solution de gestion électronique des documents permettra d’apporter rapidement les réponses. En effet, grâce au déploiement d’un workflow automatisé à l’échelle de l’entreprise, c’est l’ensemble du processus décisionnaire qui est optimisé. La logique de plateforme apporte une vision à 360°, ce qui vient faciliter les choix en identifiant les points bloquants comme les points forts et en suivant la performance de chaque service.
5. Veiller à améliorer l’expérience collaborateur
Lorsque les solutions numériques sont mises à la disposition des collaborateurs pour faciliter leur quotidien, ceux-ci gagnent nécessairement en efficacité. Alors parmi les enjeux business, la question de la remontée des informations dont le collaborateur a besoin pour apporter une réponse adaptée à son client, est bien évidemment à considérer avec attention. Il s’agit de faciliter la recherche et de fournir une vue globale d’un dossier client aux équipes en call centers par exemple. En plus de rendre le collaborateur plus efficace et plus performant, cela vient aussi favoriser la collaboration au sein des équipes. Ne négligez donc pas l’expérience collaborateur !